volunteer

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A great conference needs great volunteers, and we hope you will help. Volunteers will get in on the action of the AoIR conference, as well as gaining valuable experience.

Volunteers will be required to attend training sessions prior to the conference.

Who else is involved? AOIR Conference Organizers.

Benefits:

• Recognition of your contributions with a letter
• Great experience in conference organization
• Network with some great people on the Toronto Internet research scene
• Numerous incentives will be offered to long-serving volunteers

Positions: We need volunteers to fill a variety of positions.

• Room Captains:
  Room captains are responsible for helping panels run smoothly. Duties include: coordinating the flow of delegates in and out of the panel venue, helping delegates with directions and information, helping presenters with A/V set-up (basics, not technical support), making sure that all rooms are secure, etc. Room captains may also be a part of the scribe crew (see below ) and may participate in the final closing round table session with final reports.
• Tech Support:
  Setting up audio-visual equipment, helping delegates with their presentations, facilitating the operation of the Cyber Sandbox (where we will feature Internet access, a demo space for web site launches and discussions, and the On AoiR Netcast unit coordinated by Offline Research and the byDesign eLab).
• Scribe Crew:
  Attending conference panels and reporting on noteworthy presentations and debates, contributing to the AoiR news and blog efforts, contributing to the On AoiR Netcast unit; recording interesting debates, capturing "the buzz" surrounding the conference; participating in the closing round table session with final reports.
• Bicultural Crew:
  The conference will run in French and English. Some presenters are French-speaking, and will need assistance with translation and facilitation. Friendly and fluent English-French bilinguals needed!
• Keynote Wranglers:
  Friendly and helpful people needed to pick up/drop off keynote speakers at the airport, offer assistance as required and contribute to special events including the Art Performance at the welcoming reception, and the Gala banquet (Saturday).
• Fun committee also responsible for SWAG:
  Help finding "stuff" and discounts for our participants. Maps of local restaurants near Hilton Hotel Action Central. Hospitality and helpfulness - make our delegates feel welcome in Toronto!
• Creative Events:
  There will be a number of artistic events at the conference. People with digital arts experience, technological know-how, and great organizational skills will be needed to facilitate these events.
• Registration:
  Working with the Registration Coordinator to track registration information, coordinate the inflow of information on paid up members, prepare registration packages, staff the registration desk, direct and aid delegates.
• Program Committee:
  Working with the web team, coordinate the final touches on the conference program.
• Billeting and Housing:
  The Hilton Hotel is action central, so we hope everyone will stay there (and if enough of us do not then AoiR will need to pay for our highly congenial meeting spaces) Help coordinate those extra beds, futons, or floor spaces and provide housing for a conference delegate! (This is known as Bram's committee :).
• Pre-Conference Workshops:
  On October 15 and possibly 14th, pre conference workshops will be held. Volunteers needed to help coordinate rooms, tech support, funding prospects, and the registration for pre conference workshops, lab tours and pre conference art events.
• Book Room Crew:
  Help the booksellers and publishers in the book room, and assist in events that may be arranged with publishers and book promotions.
• General help:
  If you cannot decide where you fit, tell us what your skills are, and we will seek a place for you. All inquires will be answered.

To fill in a volunteer signup form, please click here.

Soyez bénévole pour l'AoIR! Un colloque de cette importance a besoin de bénévoles de grand talent et nous espérons que vous allez nous aider. Les bénévoles participeront à l'action pendant le colloque tout en bénéficiant d'une expérience professionnelle gratifiante.

Les bénévoles devront participer à des sessions de formation avant le colloque.

Qui est concerné? (lien vers la page des organisateurs).

Avantages:

• Reconnaissance de la contribution apportée avec une lettre
• Expérience notable dans l'organisation d'un colloque
• Réseautage avec des personnalités importantes de la scène académique à Toronto

Tâches : nous avons besoin de bénévoles pour effectuer des tâches variées.

• L'aide dans les salles
  Les personnes chargées de l'aide dans les salles devront contribuer au bon déroulement des tables rondes. Ils et elles devront aider les conférenciers et les conférencières à trouver les salles, à utiliser le matériel de base. Ils et elles devront aussi vérifier la sécurité dans les salles. Ils et elles pourront aussi prendre des notes et participer à la session au cours de laquelle les rapports finals seront présentés.
• Le support technique
  Il s'agira ici de s'occuper du bon fonctionnement du matériel technique, d'aider les conférenciers et conférencières à faire leurs présentations, à faciliter l'usage d'Internet, etc.
• L'équipe de rapporteurs
  Elle devra prendre des notes à partir des propos tenus pendant le colloque et en faire part sur le site web du colloque ainsi que pendant la tenue de la table ronde au cours de laquelle les rapports finals seront présentés.
• Une équipe bilingue
  Le colloque aura lieu à la fois en français et en anglais. Plusieurs conférenciers et conférencières s'exprimant en français, nous avons besoin de traducteurs et de traductrices.
• Les guides des invités de marque
  Nous avons besoin de personnes qui pourront servir de guide aux principaux invités à partir de l'aéroport et qui pourront participer aussi aux événements spéciaux.
• Le comité chargé du divertissement
  Il s'agira ici de rendre le séjour des conférenciers et conférencières le plus agréable possible en indiquant quelles sont les activités récréatives à Toronto.
• Les événements créatifs
  Il y aura un certain nombre d'événements artistiques pendant le colloque. Les personnes ayant une expérience en matière d'arts numériques, de savoir-faire technologique, et d'organisation d'événements seront très utiles.
• Inscription
  Les personnes concernées devront s'occuper ici des tâches relatives à l'inscription, depuis la préparation des dossiers à distribuer lors de l'arrivée des conférenciers et des conférencières à l'enregistrement le jour de l'arrivée.
• Le comité de programme
  Il s'agira ici de travailler avec l'équipe chargée du site web et de participer aux dernières modifications concernant le programme du colloque.
• L'hébergement
  L'hôtel Hilton étant central, nous espérons que tout le monde y résidera pendant le colloque. Si tel n'était pas le cas, il faudrait alors augmenter le prix de location des salles où le colloque se tiendra.
• Les ateliers de pré-colloque
  Le 15 octobre et peut-être auparavant le 14 octobre, des ateliers de pré-colloque auront lieu. Des bénévoles devront aider la coordination du soutien technique, participer à l'inscription à ces ateliers, et aux autres événements précédant le commencement du colloque proprement dit.
• L'équipe de la librairie
  Il s'agira ici de participer aux activités liées à la vente d'ouvrages et autres productions académiques.
• Aide générale
  Si vous ne savez pas où proposer votre aide, faites-nous part de votre formation, de votre expérience et nous trouverons une place pour vous. Nous répondrons à toutes les demandes.

Pour compléter une forme volontaire, cliquez ici..